Zarządzanie firmą MŚP w warunkach kryzysu związanego z koronawirusem

 
Sytuacja związana z koronawirusem stanowi wyzwanie dla właścicieli i menedżerów przedsiębiorstw. Rozprzestrzenianie się koronawirusa COVID-19 zostało uznane przez Światową Organizacje Zdrowia za globalną pandemię. W miarę rozwoju sytuacji międzynarodowej wszystkie organizacje stoją przed krytycznymi wyzwaniami, na które muszą szybko reagować.
 
Otrzymuję dziesiątki telefonów dziennie od moich Klientów z pytaniami – co robić?
 
Są to mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa. Wiele z nich dynamicznie się rozwija i jest w trakcie realizacji inwestycji, część korzysta z dotacji unijnych, część z pożyczek z dofinansowaniem z UE (które często proponuję moim Klientom w ramach kompleksowej obsługi),  inni realizują przedsięwzięcia z kredytów bankowych lub środków własnych. Wśród moich Klientów są też podmioty o ustabilizowanej pozycji na rynku, podmioty, które zrealizowały już niezbędne inwestycje, a teraz maksymalizują zyski. Nie brakuje też firm, w których wystąpiły w przeszłości problemy w funkcjonowaniu – są to podmioty realizujące programy naprawcze, podmioty w restrukturyzacji lub przygotowujące się np.do złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości. Obsługujemy również dużą ilość podmiotów typu start-up – pomagając m.in.w pozyskaniu finansowania na rozpoczęcie działalności gospodarczej, a także ewentualnej dalszej kompleksowej obsłudze. Obsługujemy również rolników,  osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą na terenach wiejskich. Obsługujemy również osoby nie prowadzące działalności gospodarczej, ale zajmujące się wynajmem nieruchomości na cele mieszkaniowe i komercyjne.   
 
Co robić? Odpowiedź nie jest prosta i zależy od wielu czynników – na pewno jednak nie wolno panikować.
 
Dysponujemy zespołem doradców i współpracowników, a także kooperantów,  którzy po przeprowadzeniu wstępnego audytu określają właściwą ścieżkę działania. Działamy w tzw.grupach roboczych, składających się ze specjalistów z zakresu m.in.zarządzania, finansów oraz prawa. Zwykle jeśli jest taka możliwość spotykamy się stacjonarnie,  aktualnie – sytuacja jest wyjątkowa – dlatego też korzystamy z nowoczesnych metod komunikacji.
 
Tak jak wspomniałem powyżej, w kryzysowych sytuacjach kluczowe znaczenie ma określenie strategii działania
 
Mikro, małe i średnie firmy nie dysponują z reguły odpowiednim zapleczem specjalistów - pracowników, którzy byliby w stanie opracować właściwe kierunki działania podczas sytuacji nadzwyczajnych. Dlatego też zachęcamy do skorzystania z zewnętrznych firm doradczych, specjalistów z zakresu prawa, podatków, finansów i zarządzania.
 
Pojawił się problem, sytuacja kryzysowa i trzeba jakoś temu zaradzić.
 
Identyfikujemy problem – zagrożenie(1).
 
Co koronawirus oznacza dla firm? To zagrożenie życia i zdrowia dla personelu, kadry zarządzającej, zagrożenie powodujące ograniczenie prowadzenia działalności gospodarczej lub konieczność czasowego zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej, ograniczone przychody ze sprzedaży, problem z ciągłością dostaw, niepewność na rynkach finansowych, która skutkuje dostępnością np.kredytów bankowych, ceną produktów o charakterze kredytowym, to zagrożenie powodujące wahania kursów walut, nieprzewidywalność cen zakupu i sprzedaży, problem z płynnością finansową, a nawet zagrożenie upadłością przedsiębiorstwa…
to tylko niektóre z problemów, które mogą wyniknąć w sytuacji kryzysowej
 
Niezwłocznie przeprowadzamy skrócony wewnętrzny lub zewnętrzny audyt przedsiębiorstwa(2).
 
Posiadamy już informację o naszych mocnych i słabych stronach, mamy świadomość istniejących zagrożeń oraz szans, możliwości rozwoju lub poprawy sytuacji.
 
Określmy zatem strategię działania.
 
Przede wszystkim bezpieczeństwo(3).
 
W pierwszej kolejności śledzimy dostępne informacje:
 
- na stronie Serwisu Rzeczypospolitej Polskiej https://www.gov.pl/
 
Informacje dla przedsiębiorców zawarte są w zakładce:
https://www.gov.pl/web/koronawirus/informacje-dla-przedsiebiorcow
 
Zastosowujemy się do zaleceń, komunikatów Głównego Inspektora Sanitarnego, zastosowujemy się również do komunikatów władz lokalnych.
 
Oprócz ogólnych zaleceń dla pracodawców:
https://www.gov.pl/web/koronawirus/zalecenia-dla-zakladow-pracy-w-zwiazku-z-rozprzestrzenianiem-sie-koronawirusa
powinniśmy śledzić również zalecenia dla określonych branż.
 
Należy przede wszystkim pamiętać o przestrzeganiu podstawowych zasad zapobiegawczych, które istotnie wpłyną na ograniczenie ryzyka zakażenia. W przypadku np.wdrożenia mechanizmów pracy zdalnej powinniśmy szczególną uwagę zwracać na doskonalenie mechanizmów zabezpieczeń oraz identyfikacji i monitorowania zagrożeń ewentualnych cyberataków. To również sprawa dot.bezpieczeństwa.
 
Pisząc o bezpieczeństwie winniśmy również dążyć do odpowiedniego zabezpieczenia posiadanego mienia – aktywów trwałych (nieruchomości, maszyny i urządzenia, pojazdy), obrotowych przedsiębiorstwa (zapasy materiałów i towarów). – np.monitoring przeciwkradzieżowy
 
4)Zabezpieczenie źródeł przychodów
 
Z punktu widzenia kadry zarządzającej bardzo istotnym elementem jest zabezpieczenie źródeł przychodów. Uzyskiwane przychody pozwalają na regulowanie bieżących zobowiązań przedsiębiorstwa wobec pracowników, kontrahentów, kooperantów oraz instytucji publiczno-prawnych. Można rozważyć, jeśli jest to możliwe, dywersyfikację źródeł przychodu (np.wprowadzenie nowego asortymentu – w razie konieczności, zapotrzebowania, wynajem pomieszczeń, które są nam zbędne i nie są wykorzystywane w prowadzonej działalności gospodarczej)
 
Jeśli jest to możliwe winniśmy również dostosować model sprzedaży i obsługi do zmian w potrzebach i zachowaniach Klientów (alternatywne kanałów sprzedaży – np.poprzez Internet, sklep internetowy, portale sprzedażowe)
Istotnym jest również analizowane cen sprzedaży, porównywanie z cenami konkurencji, analizowanie również kosztów prowadzonej działalności gospodarczej. W przypadku gdy przeprowadzamy rozliczenia w walutach obcych winniśmy również śledzić rynek kursów walut. W czasach kryzysu ze szczególną ostrożnością powinniśmy podchodzić do sprzedaży na wydłużone terminy płatności. Mogą bowiem występować zatory płatnicze, odbiorcy naszych produktów, usług i towarów mogą mieć problemy z terminowym regulowaniem zobowiązań.
 
Zabezpieczenie źródeł przychodów wymaga od nas również odpowiedniej polityki informacyjnej. Nasi Klienci muszą być na bieżąco informowani o zmieniającej się sytuacji, dostępności określonego asortymentu towarów lub usług, sposobach zamawiania, warunkach dostawy oraz formach rozliczenia. Należy poinformować Klientów o sposobie, w jaki teraz pracujemy, zamieścić odpowiednie komunikaty o charakterze informacyjnym na swojej stronie internetowej, na Facebooku oraz w innych kanałach społecznościowych.
 
5)Zabezpieczenie dostaw materiałów, surowców, towarów
 
W czasach kryzysu istotne jest utrzymanie lojalności oraz umacnianie więzi z dostawcami. Winniśmy również szukać w razie konieczności alternatywnych źródeł zaopatrzenia.
 
Ciągłość dostaw towarów handlowych i materiałów ma istotny wpływ na sytuację ekonomiczno-finansową firmy. W czasach kryzysu mogą pojawiać się problemy obsługi logistycznej, mogą występować również opóźnienia w dostawach. Nie możemy też zapominać o dostawcach mediów.
 
Mogą pojawić się bowiem trudności z zapewnieniem dostaw energii elektrycznej, wody, gazu, mogą być również problemy z dostawami paliw.
 
Powinniśmy zwracać uwagę na pojawiające się komunikaty, analizować ewentualne ograniczenia prawne i podatkowe obejmujący kwestie celne, akcyzowe, związane z VAT i podatkami międzynarodowymi. W sytuacjach nadzwyczajnych mogą się bowiem pojawiać braki określonego asortymentu spowodowane np.ograniczeniami w eksporcie określonych dóbr.
 
6)polityka finansowa firmy
 
Polityka finansowa firmy powinna się skupiać w głównej mierze na zachowaniu płynności finansowej przedsiębiorstwa t.j.zdolności do regulowania bieżących zobowiązań firmy – wynagrodzeń pracowniczych, zobowiązań z tyt. dostaw towarów i usług naszym kontrahentom, kooperantom oraz realizowanie płatności wobec instytucji publiczno-prawnych. Powinniśmy dysponować odpowiednimi funduszami do realizacji zakupu materiałów, surowców i towarów (w czasie kryzysu mogą występować ograniczenia w realizacji zakupów na odroczone terminy płatności). Polityka finansowa firmy powinna analizować zagrożenia związane z ewentualnymi zatorami płatniczymi, na bieżąco monitorować sytuację naszych kontrahentów, którym udzielane są kredyty kupieckie. W przypadku prowadzenia działalności o charakterze międzynarodowymi istotnym jest monitorowanie wahania kursów walut i ewentualne wykorzystywanie finansowych instrumentów zabezpieczających.
 
Istotnym elementem winna być analiza i optymalizacja kosztów i kształtowanie odpowiedniej polityki cenowej. W sytuacjach nadzwyczajnych istotnym jest przygotowanie planu ograniczenia kosztów stałych, poprawy efektywności, optymalizacji kapitału obrotowego.
 
W sytuacji kryzysowej może wystąpić zwiększone zapotrzebowania na nowe finansowanie. Pozyskanie finansowania ratunkowego może nastąpić poprzez zaciągnięcie kredytu lub pożyczki o charakterze obrotowym, wykorzystanie faktoringu lub dokapitalizowanie przedsiębiorstwa przez właściciela lub właścicieli w celu pokrycia luki płynnościowej. Można skorzystać również z instytucji leasingu zwrotnego lub pożyczki długoterminowej pod zabezpieczenie nieruchomości. W skrajnych przypadkach można rozważyć również pozyskanie nowego wspólnika, który dokapitalizuje firmę. Dla mikro, małych i średnich firm  raczej trudnodostępna będzie emisja obligacji korporacyjnych. Dla firm, które często dopiero startują w biznesie, rozwiązaniem może być pozyskanie inwestora finansowego (venture capital). Innym rozwiązaniem jest finansowanie dłużne typu private debt. Natomiast w przypadku dobrego zabezpieczenia spłaty można wnioskować o niskooprocentowaną pożyczkę z regionalnych funduszy pożyczkowych (zachęcam i zapraszam do kontaktu w tym zakresie!). W/wym.finansowanie dostępne jest praktycznie dla znacznej większości firm z sektora MŚP (poza kilkoma wyjątkami branżowymi) – dla firm rozpoczynających działalność gospodarczą, krótko funkcjonujących na rynku oraz podmiotów o ustabilizowanej pozycji na rynku. Z w/wym.pożyczek mogą być realizowane różne cele: inwestycyjne, obrotowe oraz inwestycyjno-obrotowe. Możliwe, że wkrótce pojawią się również inne rozwiązania finansowe dla firm – jak np.pożyczki płynnościowe lub pożyczki restrukturyzacyjne. Wkrótce mogą się pojawić również inne instrumenty (oferowane przez Państwo, władze samorządowe) – jak np.zwolnienia podatkowe (podatek od nieruchomości, PIT, CIT, VAT), zwolnienia ze składek ZUS, ewentualne umorzenia zaległości płatności publiczno-prawnych, refundacja poniesionych wydatków związanych z wynagrodzeniami pracowników w czasie kryzysu.
 
Bardzo ważnym elementem jest terminowe regulowanie zobowiązań płatniczych wobec instytucji finansujących. W przypadku zagrożeń w spłacie zaleca się wcześniejsze wystąpienie z wnioskiem o prolongatę spłaty raty, ewentualnie w skrajnych przypadkach należy rozważyć wystąpienie z wnioskiem o restrukturyzację naszego zadłużenia.  W tym zakresie również polecam się Państwa uwadze.
 
7)polityka zarządzania personelem w czasie kryzysu
 
W zakładach produkcyjnych, o ile to jest możliwe, nadrzędną sprawą powinno być zachowanie ciągłości produkcji.
 
Najważniejszą jednak sprawą jest dbanie o bezpieczeństwo pracowników. Musimy być przygotowani na nadzwyczajne zdarzenia, nieobecnościami pracowników spowodowanymi chorobami (pracowników lub członków ich rodzin), brakiem możliwości dojazdu. Dostępność pracowników ma również kluczowe znaczenie dla firm handlowych i usługowych.
Istotnym elementem zarządzania winno być zarządzenie krytycznymi procesami firmy w sytuacji braków kadrowych. Szczególne znaczenie ma również zapewnienie ciągłości zatrudnienia w działach finansów i księgowości.  Powinniśmy na bieżąco monitorować sytuację w zakładzie pracy. W przypadku pracy zdalnej winniśmy zwracać uwagę na cyberbezpieczeństwo.   Rozważyć należy wprowadzenie regulacji związanej z pracą zdalną i rozliczeniami w tym zakresie.
 
8)Prawo i regulacje
 
Zarządzanie w sytuacji kryzysowej wymaga przede wszystkim monitorowania zgodności podejmowanych działań z przepisami prawa, w tym m.in.Prawa pracy i RODO. Wymagane mogą być negocjacje i renegocjacje umów handlowych  dot.terminów dostaw, form zapłaty, terminów płatności, odszkodowań oraz ewentualnych kar umownych. Należy również dokonać analizy możliwości i skutków zastosowania umownych lub ustawowych klauzul siły wyższej (możliwe spory sądowe związane z niewykonaniem umowy lub odstąpieniem od umowy z powołaniem się na siłę wyższą) Wszelkie podejmowane działania winny być realizowane w zgodności z obowiązującymi przepisami i regulacjami. W przypadku prowadzenia działalności eksportowej lub importowej istotne będzie zapewnienie działań zgodnych z przepisami międzynarodowymi.
W przypadku utraty płynności przedsiębiorcy należy rozważyć działania restrukturyzacyjne pozasądowe lub sądową ochronę przed wierzycielami. W skrajnym przypadku należy rozważyć możliwość wystąpienia do sądu z wnioskiem o ogłoszenie upadłości.
 
 ______
 
To tylko krótkie przedstawienie możliwych działań. W przypadku pojawienia się jakichkolwiek pytań, wątpliwości jesteśmy do Państwa dyspozycji. Wraz z naszymi kooperantami jesteśmy w stanie pomóc Państwu w tym trudnym dla każdego z nas okresie.
 
Zapraszam do kontaktu ! Maciej Nath, nath@wp.pl, t.723 107 999, optima consulting i opti group - Toruń
Copyright ©2019 ebankierzy - finansowanie mikro, małych i średnich firm (MSP), pożyczki unijne, All Rights Reserved.